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THS Blog

10 lebenswichtige Tipps für die Zeitplanung eines Leiters

Zeitplanung für Leiter

 

Nichts auf der Welt ist so gerecht verteilt wie Zeit.

Jeder Mensch, egal wie reich er ist, hat 24 Stunden am Tag.

Nicht mit 1 Million Euro kannst du dir auch nur eine einzige Minute dazu kaufen.

Aber warum erledigen manche erfolgreichen Menschen in den gleichen 24 Stunden mehr Aufgaben als du und ich?

Sie verwalten ihre Zeit anders.

Die Bibel gebraucht hierfür klare Worte:

Epheser 5,16: „So seht nun sorgfältig darauf, wie ihr euer Leben führt, nicht als Unweise, sondern als Weise, und kauft die Zeit aus, denn die Tage sind böse.

Darum werdet nicht unverständig, sondern versteht, was der Wille des Herrn ist.“

Sehr spannend.

Ich will dir hier Schritt für Schritt erklären, wie ich in meinem Leben als Leiter gelernt habe, die Zeit auszukaufen, d.h. frisch und fröhlich meine Aufgaben als Leiter zu erfüllen.

 

1. Halte dein eigenes Glaubensleben fit

Als Leiter bin ich ein geistlicher Leistungssportler und ein Vorbild. Deshalb muss ich mich besonders fit halten!

Jeden Morgen überprüfe ich meine seelische Fitness und erbitte mir von Gott neue Erfrischung. Ich lasse mir von ihm sagen, dass er alles in der Hand hat, ich mir keine Sorgen machen muss und dass ich allen Grund habe, mich zu freuen.

Du musst wissen, was dich erfrischt (was deinen Geist und deine Seele stark macht) und wie viel Zeit du dafür brauchst. Und du solltest wissen, was dich ermüdet und verdreckt – diese Dinge lässt du am besten ganz aus deinem Leben raus. Am besten schreibst du es gleich auf und gestaltest deine Woche danach.

Der nächste Schritt:

 

2. Wisse um den Zustand deiner Gruppe

Wenn du als Leiter keinen Überblick über deine Gruppe hast, merkst du nicht rechtzeitig, wenn ein Problem aufbricht. Du merkst es erst, wenn es schon brennt und wirst zum Feuerlöscher. Das stresst!

Die Bibel hat ein super schönes Bild für den Leiter einer Gruppe: Der Hirte. Ich habe als Jugendliche eine Zeit lang mit einem Hirten zusammengearbeitet. Für mich sahen die Schafe alle gleich aus. Deshalb hat mich enorm beeindruckt, dass der Hirte alle Schafe mit Namen kannte und genau wusste, wie es den Schafen so geht und welches Schaf was braucht.

Wie macht er das? Indem er den ganzen Tag über die ganze Herde blickt. Er beobachtet sie und machte sich Gedanken darüber, was er dort sieht.

Und genau das ist die Aufgabe eines Leiters. Stell dir regelmäßig folgende Fragen:

Wie geht es meiner Gruppe?

Wie geht es den einzelnen Teilnehmern?

Wie ist die Beziehung unter ihnen?

Wie ist die Beziehung zu mir?

Wie stark ist der Glaube meiner Teilnehmer?

Räume dir eine feste Zeit in der Woche ein, in der du diese Fragen mit Gott besprichst.

Wenn du das beantworten kannst, kannst du auch die nächste Aufgabe erfüllen:

 

3. Erkenne das nächste Ziel für deine Gruppe und verfolge es

Was sind die wichtigsten Ziele, die du in deiner Gruppe angehen solltest?

Mein Hirte wusste immer genau, wann er zu welcher frischen Weide aufbrechen musste und wann er die Schafschur anliegt.

Mein Tipp an dich: Nimm dir immer nur EIN Ziel für 3-4 Monate vor. Überlege mit Gott zusammen, wie du es umsetzen kannst.

Warum nicht mehr Ziele? Weil sie dich und die Gruppe schnell überfordern und dann erreichst du keines von ihnen.

Ein Langsamer mit einem Ziel vor Augen ist schneller als jemand, der keine oder zu viele Ziele hat.

Mein letztes Ziel in meinem THS-Team war, dass jeder meiner Mitarbeiter eine feste Stellenbeschreibung bekommt und Reporting-Fragen, die er immer am Ende eines Monats an mich abschickt. Das hilft uns allen, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten und sich nicht in unwichtigen Aufgaben zu verzetteln.

Das Ziel haben wir erreicht und das Team ist super motiviert. Jetzt kann das nächste Ziel erreicht werden.

Nächster Schritt:

 

4. Delegiere Aufgaben

Ohne den Hirtenhund wäre ein Hirte aufgeschmissen. Es ist unmöglich für ihn, die vielen Schafe alleine zusammen zu halten!

Als Leiter siehst du die ganzen Aufgaben, die erledigt werden müssen. Das erschlägt dich, wenn du nicht lernst, zu delegieren.

Wie?

Liste alle Aufgaben auf, die erledigt werden müssen.

Dann verbringst du einige Zeit im Gebet, wie Jesus es getan hat, als er die 12 Jünger ausgewählt hat und fragst Gott, welche Person für welche Aufgabe gut wäre!

 

Was tun, wenn du keine oder zu wenig Mitarbeiter hast?

Dann streiche Aufgaben, die nicht überlebenswichtig sind!

Zu Beginn reicht auch ein Mitarbeiter, mit dem du die Aufgaben aufteilst.

 

Lieber ein zuverlässiger Mitarbeiter, als viele unzuverlässige Mitarbeiter!

Deshalb haben wir in der GIVICI-Kirche die Predigt auf Video, damit sich der Hauskirchenleiter auf die anderen wichtigen Aufgaben konzentrieren kann.

Dieser Prozess braucht Zeit und Geduld. Ich habe teilweise in unserer Gemeinde Jahre gebraucht, um den richtigen Lobpreisleiter zu finden. Deshalb feiere ich jetzt auch die Möglichkeit der Online-Musik. Lobpreis aus der „Dose“. Warum nicht – Gott freut sich über unsere Lieder ob mit oder ohne Live-Musiker.

Nachdem du die Liste fertig hast, fragst du jeden potentiellen Mitarbeiter (oder den einen Mitarbeiter, den du hast) an. Das Beste ist, du schreibst erst einmal eine schriftliche Anfrage, in der du konkret schreibst, für welche Aufgabe du ihn oder sie anfragst, warum du gerade ihn oder sie dafür vorsiehst (hier sollten die Stärken der Person rein) und ab wann und bis wann sie oder er die Aufgabe erfüllen sollte.

Ich würde hier immer erst mal eine Probezeit vereinbaren, in der beide sehen, ob es auch wirklich die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit ist.

Bei einem schriftlichen Text hat die Person Zeit genug, darüber nach zu denken. Dann folgt ein Gespräch, eine klare Zu- oder Absage und einen Termin, wo die Person für die Arbeit eingesetzt (vielleicht auch eingesegnet) wird.

Und jetzt kommt das wirklich wichtige:

 

5. Mitarbeiter kontrollieren und motivieren

Es ist UNNORMAL, wenn ein Mitarbeiter von Anfang an seine Aufgaben zufriedenstellend und zuverlässig erledigt!

Warum?
Weil der Mensch lernen muss. Er ist kein Computer, den man einfach programmiert und dann läuft er, bis er kaputt ist. Du musst deine Mitarbeiter regelmäßig betreuen, indem du ihre Arbeit kontrollierst (hat er wirklich die richtigen Aufgaben richtig erfüllt?), auswertest und ihm zeigst, was er wie besser machen kann.

Ja, das klingt nach Arbeit! Aber es geht halt nicht anders. Allerdings wird es immer besser: Je länger der Mitarbeiter seine Arbeit glücklich tun kann, desto besser erfüllt er sie.

Ich liebe übrigens die Arbeit mit meinen Mitarbeitern und mittlerweile, nach 6 Jahren, habe ich ein echtes Dreamteam!

Und noch einmal, weil es so wichtig ist:

Bitte formuliere eine sehr klare Aufgabenbeschreibung, die keine Fragen offen lässt, schriftlich vorliegt und sprich sie gut mit deinem Mitarbeiter durch, sodass auch er zufrieden damit ist. Ich lasse Raum für Verhandlungen, damit wir die Aufgabe so basteln, dass BEIDE damit glücklich sind.

Aber was tun, wenn es nicht klappt?

 

6. Was tun, wenn der Mitarbeiter unzuverlässig ist?

Oder seine Aufgabe nicht gut genug macht? Oder ständig unzufrieden ist?

Dann spreche ich das klar und offen an. Wir finden eine Lösung und vereinbaren ein messbares Ziel: Was sollte sich bis wann wie verbessert haben und was passiert, wenn das Ziel NICHT erreicht wird.

Es sollte immer die Freiheit bestehen, dass der Mitarbeiter seine Aufgabe wieder abgibt.

BITTE KEINE MANIPULATION!!!!!

Jesus hat nie manipuliert.

Sätze wie „Wir brauchen dich – du kannst jetzt nicht einfach gehen!“  oder „Ich habe so viel für dich gemacht, es wäre gut, wenn du jetzt auch mal für mich was machst!“ sind manipulierend!

Als Leiter sollten wir, wie Jesus, immer die Freiheit vermitteln, dass jemand anderes entscheiden kann, wie wir uns das gewünscht hätten. Mitarbeiter dürfen ihre Aufgabe abgeben und Teilnehmer dürfen gehen, ohne dass wir sauer oder frustriert sind. Denn Gott ist unser Versorger und unserer Kraft, nicht Menschen.

Jeremia 17,7: „Verflucht ist der Mensch, der sich auf Menschen verlässt und hält Fleisch für seinen Arm und weicht mit seinem Herzen vom HERRN. Der ist wie ein Strauch in der Wüste und wird nicht sehen das Gute, das kommt, sondern er wird bleiben in der Dürre der Wüste, im unfruchtbaren Lande, wo niemand wohnt.“

Wichtig ist nur, dass klar und deutlich über die Punkte geredet wird. Sei keine Katze, die um den heißen Brei herum tapst, bis sie alt wird.

Zu guter Letzt: Wie plane ich das alles am besten in der Woche ein?

Gebet, Mitarbeitergespräche, Freizeit, Arbeit, ect.?

So mache ich das:

 

7. Jeden Tag 20 Minuten Zeit mit Gott

Am besten morgens. Ehrlich! Das ist wie Zähneputzen: Wenn du es eine Weile wirklich diszipliniert machst, dann kannst du nicht mehr ohne. Gestalte die 20 Minuten ganz frei: Bibellesen, beten – d.h. einfach mit Gott über das reden, was dich beschäftigt, oder Lobpreishören, Gebetsspaziergang machen. Du bist der Künstler, die 20 Minuten das Objekt. Mach was Schönes draus.

 

8. Jede Woche 2 Stunden Planung, Gebet und to-dos abarbeiten

Bitte plane dir deine Arbeitszeiten für deine Gruppe feste ein! Du kannst auch zwei Mal eine Stunde nehmen. Natürlich kannst du auch mehr Stunden nehmen, aber bitte mache es regelmäßig und stetig.
Warum? Weil du sonst auf Dauer entweder in Stress oder in eine große Unzufriedenheit fällst, oder beides 🙂

Warum?

Weil deine Gruppe schlecht laufen wird. Eine Gruppe ist wie ein Schwungrad: Je gleichmäßiger du an derselben Stelle anstößt, desto kraftvoller wird es laufen.

Ich habe meine To-do-Liste immer online im meinem Computer. Diese Seite ist immer auf und ich füge auf diese Liste täglich meine neuen to-dos hinzu und streiche alles, was ich erledigt habe (ein tolles Gefühl – gleich werde ich den Punkt: Blog zum Thema „Zeitplanung“ streichen können. Yeah!)

 

9. Jeden Monat 4 Gespräche

Wenn du eine Gruppe von 8 Teilnehmern hast, reicht es, jeden Teilnehmer und Mitarbeiter alle zwei Monate zu sprechen. Das muss nicht ein Treffen sein, es reicht ein Telefonat. In diesen Gesprächen findest du nämlich heraus, wie es den einzelnen Leuten geht, was sie brauchen, wie geht es ihnen mit Gott und mit deiner Gruppe.

Ich persönlich liebe diese Gespräche. Es baut Beziehung und Vertrauen, das Fundament für eine gesunde Gruppe.

Aber was tue ich, wenn ich das alles NICHT hinbekomme?

Letzter Punkt:

 

10. Was tun gegen Disziplinlosigkeit?

Gute Frage!

Ok, es ist normal! Ja, ich habe immer wieder gegen diese Wühlmaus „Disziplinlosigkeit“ zu kämpfen. Früher dachte ich, wenn ich mal alt genug bin, habe ich keine Probleme mehr damit. Heute bin ich mit 50 Jahren eigentlich schon alt genug, aber es passiert mir immer wieder, dass ich meine Zeit nicht so ausschöpfe, wie ich es gerne hätte. Ich verliere mich im Internet, trödele herum, mach den Kühlschrank auf und zu, bin unkonzentriert und schaffe die to-dos nicht, die ich mir für diesen Tag vorgenommen habe.

Ich bin zu folgendem Entschluss gekommen: Das ganze Leben ist ein Fitnessstudio. Ich muss regelmäßig trainieren, sonst werde ich schwach. Meine persönliche Fitness ist wie ein Aktienkurs: Es geht mal hoch, mal runter. Wenn es runter geht, steige ich nicht aus, sondern bleibe dran und hoffe darauf/arbeite daran, dass es wieder hoch geht. Das Leben ist so. Ich muss nur wissen, welche Richtung ich beibehalten soll und wo „oben“ ist J

Hebräer 10,36: „Geduld aber habt ihr nötig, auf dass ihr den Willen Gottes tut und das Verheißene empfangt.“

Und nun bist du dran: Welcher der Punkte fällt dir besonders schwer?

Freu mich auf deine Antwort –

 

Liebste Grüße

Inga

 

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